Главная причина откладывать переход — страх: «у меня всё в таблице, переносить неделю». На деле перенос занимает несколько часов, если идти по плану и не пытаться перенести всё сразу. Ниже — маршрут на один день: к вечеру у вас работают инвентарь, клиенты, тарифы, договор и первая реальная аренда.
🗂 Шаг 0. Подготовьте данные (30–60 минут)
- Выгрузите таблицы в CSV (в Excel: «Сохранить как» → CSV).
- Приведите списки в порядок: один человек — одна строка, телефоны в одном формате, у позиций названия без дублей.
- Решите, что переносить: текущий инвентарь и активных клиентов — да, закрытую историю за прошлые годы — по необходимости.
⚙️ Шаг 1. Базовые настройки (30 минут)
- Точка проката: адрес, телефон. Без точки инвентарь не привязать.
- Категории инвентаря: велосипеды, самокаты, снаряжение.
- Тарифы: часовой, суточный, скидки за срок. Не пытайтесь повторить все ваши «исторические» цены: возьмите 2–3 основные.
- Способы оплаты и кассы: наличные, карта, счёт.
📦 Шаг 2. Импорт инвентаря (30–60 минут)
В списке инвентаря нажмите значок импорта, скачайте шаблон — там нужные колонки и пример — заполните его и загрузите файл. Позиции появятся с категориями, точками, залогом и количеством.
После загрузки проверьте список, привяжите тарифы и добавьте фото к основным позициям: так аренду проще оформлять, а витрине и поиску — находить позиции.
👥 Шаг 3. Импорт клиентов (30 минут)
Список клиентов загружается тем же способом: шаблон, заполнение, загрузка. Минимум — фамилия, имя, телефон. Паспортные данные можно подгрузить позже, а нужны они только для договора и проверки.
📄 Шаг 4. Договор и документы (30 минут)
Загрузите ваш договор как шаблон с переменными (клиент, паспорт, оборудование, залог, сумма). Печатная форма выгружается в PDF и DOCX. Отдельно создайте шаблон акта возврата.
🧪 Шаг 5. Тестовая аренда и проверка (30 минут)
- Оформите аренду на себя или тестового клиента: позиция, период, залог, оплата.
- Распечатайте договор и проверьте, что данные подставились.
- Закройте аренду и посмотрите, как изменились кассы, дашборд и отчёты.
- Удалите тестовые данные.
👨💼 Шаг 6. Команда (30 минут)
Создайте пользователей для сотрудников и выдайте права по разделам. Покажите им главное: форма аренды, приём оплаты, возврат залога, закрытие смены. На это хватает 15–20 минут: интерфейс подсказывает следующие шаги.
📅 План на день
| Время | Что делаем |
|---|---|
| 10:00–11:00 | Подготовка CSV |
| 11:00–11:30 | Точки, категории, тарифы, кассы |
| 11:30–12:30 | Импорт инвентаря и проверка |
| 12:30–13:00 | Импорт клиентов |
| 14:00–14:30 | Договор и акт |
| 14:30–15:00 | Тестовая аренда |
| 15:00–15:30 | Сотрудники и права |
| с завтра | Работаем в CRM, таблицу оставляем только для справки |
⚠️ Типичные ошибки
- Переносить всё подряд. Закрытые аренды за годы не нужны для работы.
- Копировать сложные формулы цен. Упростите тарифы и улучшайте их позже.
- Работать в двух местах. Выберите день «Х»: с него новые аренды только в CRM.
- Не обучить сотрудников. Покажите две-три основные операции и оставьте справку под рукой.
🧮 Кейс: переезд проката из 25 позиций (условный пример)
Прокат велосипедов: 25 позиций, 180 клиентов в таблице, один администратор и двое сотрудников. План: утром 3 тарифа и точка, инвентарь и клиенты загружены из CSV за час, договор подключён после обеда, вечером — первая тестовая аренда. На следующий день новые аренды оформляются в CRM, старые активные брони перенесены вручную (их было шесть). Таблица осталась как архив.
📊 Попробуйте на своём прокате
AllRent-CRM собирает инвентарь, клиентов, брони, договоры и деньги в одном окне. Первые 7 дней — бесплатно, карта не нужна.
Начать бесплатно →❓ Частые вопросы
Нужно ли переносить историю прошлых аренд?
Не обязательно. Для работы достаточно клиентов, инвентаря и активных броней. История будет накапливаться уже в системе.
Что делать с активными арендами в момент перехода?
Занесите их вручную как обычные аренды с реальными датами: их немного, а система сразу начнёт учитывать занятость.
Можно ли вернуться обратно?
Списки инвентаря, клиентов, расходов и других разделов можно выгрузить в CSV, поэтому ваши данные остаются у вас.
