📊
Коротко. Excel — честный старт для проката: журнал выдач с формулами, шахматка занятости и инвентарная книга закрывают первые 5–10 выдач в неделю. Ниже — как собрать такую таблицу правильно и где она перестаёт справляться.

🗂️ Из чего состоит рабочий учёт в Excel

Не пытайтесь уместить всё в один лист. Рабочая таблица проката — это несколько связанных листов, где инвентарный номер сшивает инвентарь, журнал и шахматку.

📦
Лист «Инвентарь»Все единицы техники с инвентарными номерами (П-001, М-002…), ценой закупки, тарифом и залогом. Инвентарный номер — стержень учёта.
📒
Лист «Журнал выдач»Одна строка — одна выдача: даты, клиент, телефон, залог. Количество суток и сумма считаются формулой, просрочки подсвечиваются красным.
📅
Лист «Шахматка»Единицы по строкам, дни месяца по столбцам. «З» — занято (красная ячейка), «Б» — бронь (жёлтая). Занятость всего парка видна одним взглядом.
📈
Лист «Сводка»Выручка, сколько вещей на руках, сколько просрочено и сколько залогов вы держите — считается формулами из журнала.

✅ Пять правил, чтобы учёт в Excel не развалился

  • Каждой единице — инвентарный номер. «Перфоратор» — это не учёт, когда перфораторов три. П-001, П-002, П-003 — и в журнале всегда понятно, какой именно выдан.
  • Записывайте в момент выдачи, а не вечером. Память — худшая база данных: вечером окажется, что «кто-то взял мойку, вроде Сергей, вроде до пятницы».
  • Даты вводите как даты. «10.08», «завтра» и «до выходных» ломают формулы. Полная дата 10.08.2026 — и сумма с просрочкой посчитаются сами.
  • Один файл, один владелец. Копии «журнал_новый_2» и «журнал_ФИНАЛ» — гибель учёта. Файл лежит в одном месте; если сотрудников больше одного — облачная таблица.
  • Выдача — всегда с договором. Таблица фиксирует факт, но вещь защищает договор с актом.

⚠️ Где Excel ломается — честно

Для 5–10 выдач в неделю таблицы хватит. Дальше начинаются системные проблемы, которые формулы не решают:

  • Двойная бронь. Таблица не запретит записать одну вещь двум клиентам на одни даты — заметите, когда оба придут за ней.
  • Никто ничего не напомнит. Ни клиенту — что завтра возврат, ни вам — что вещь просрочена. Красная подсветка работает, только если файл открыт.
  • Бронирования — только по телефону. Пока вы спите или заняты, клиент уходит к прокату, где можно выбрать даты и забронировать онлайн.
  • Договор заполняется руками. 10–15 минут на каждую выдачу: ФИО, паспорт, суммы — и опечатки в самом важном документе.
  • Клиента никто не проверил. Таблица не сходит в базу ФССП — а именно клиент с исполнительными производствами вероятнее всего не вернёт вещь.

⚔️ Excel против программы для проката

ЗадачаШаблон ExcelAllRent-CRM
Журнал выдач и выручка✅ Формулы в шаблоне✅ Автоматически
Шахматка занятости🟡 Заполнять руками✅ Строится сама из броней
Защита от двойной брони❌✅ Пересечение дат блокируется
Онлайн-бронирование клиентом❌✅ Витрина с выбором дат
Договор и акт по данным клиента❌ Руками✅ Автозаполнение
Проверка клиента по ФССП❌✅ Автоматически по заявке
Напоминания о возврате❌✅ Клиенту в Telegram/MAX

📈 Вырастете из таблицы — мы рядом

AllRent-CRM делает всё то же, что шаблон, плюс витрина с онлайн-бронированием, защита от двойных броней, автозаполнение договоров и проверка клиентов по ФССП. Перенос из Excel — бесплатно, первые 7 дней тоже.

Начать бесплатно →

❓ Частые вопросы

Есть ли в Excel-учёте база клиентов?

Можно завести отдельный лист, но связать его с журналом и видеть историю по клиенту формулами тяжело — это первый признак, что пора в программу.

Откроется ли такой шаблон в Google Таблицах?

Да, логика листов и формул переносится. Облачная таблица даже удобнее файла на компьютере, если с учётом работает не один человек.

Как перенести учёт из Excel в программу?

Инвентарь и клиенты заводятся списком, а на старте мы бесплатно помогаем перенести данные — пришлите вашу таблицу.