Перед Новым годом, днём рождения и 8 Марта клиенты спрашивают одно и то же: «А можно подарить прокат?» Ответ «просто приезжайте и скажите, что от меня» не работает: нет суммы, нет срока, нет контроля, а через месяц никто не помнит, сколько денег вы уже получили вперёд и за что должны. Сертификат решает это одним листком с кодом: человек платит сейчас, получатель катается потом, а вы точно знаете, сколько обязательств висит на бизнесе.
🎟️ Что такое сертификат в системе
Сертификат — это запись с уникальным кодом вида ABCD-EFGH-JKLM и четырьмя характеристиками:
- Номинал — на какую сумму сертификатом можно оплатить аренду.
- Остаток — сколько ещё не потрачено. Уменьшается при каждой оплате.
- Срок действия — до какой даты можно использовать, либо бессрочно.
- Статус — «Действует», «Использован» (остаток 0), «Просрочен» (срок вышел) или «Заблокирован» (например, при потере).
Код создаётся сам и подобрать его невозможно: 12 символов без похожих букв и цифр (нет путаницы между 0 и O, 1 и I). Его можно продиктовать по телефону, отправить в мессенджере или написать на открытке.
🗂️ Типы и категории: заготовки, из которых продаются сертификаты
Чтобы не вводить параметры каждый раз, сначала создаются типы: «Подарок 1 000 ₽», «Подарок 3 000 ₽», «Заплати 1 000 — получи 1 500». Категории («Подарочные», «Акционные», «Корпоративные») нужны только для порядка в списке: они группируют типы.
У типа шесть настроек:
| Настройка | Что значит | Пример |
|---|---|---|
| Номинал | Сумма, которую сертификат даёт на оплату аренды. 0 — сумма вводится при каждой продаже («свободная») | 3 000 ₽ |
| Цена продажи | Сколько клиент платит вам за сам сертификат. Пусто — равна номиналу | 1 000 ₽ за сертификат на 1 500 ₽ |
| Списание | Многократный: остаток сохраняется на следующие аренды. Однократный: гасится целиком, остаток сгорает | Многократный для подарка, однократный для акции |
| Срок, дней | Через сколько дней после продажи сертификат перестаёт действовать. 0 — бессрочный | 180 дней |
| Категория | Группа для порядка. Необязательно | Подарочные |
| Описание | Служебная заметка для вас | «К 23 февраля» |
Если сертификат нужен один раз под нестандартную сумму, тип создавать не обязательно: в окне продажи есть пункт «Свободная сумма».
💳 Продажа за минуту
- Нажмите «Продать сертификат» и выберите тип. Номинал, цена и срок подставятся сами: «Действует до» — это сегодняшняя дата плюс срок типа. Дату можно поменять в календаре.
- Укажите покупателя. Начните вводить имя или телефон: система найдёт клиента в базе. Если клиента нет, при включённой галочке карточка создастся сама: с именем и телефоном из окна. Дублей не будет: клиент с таким же телефоном подтянется существующий.
- Код уже стоит в поле. Если не нравится — кнопка обновления сгенерирует другой.
- Нажмите «Продать». Сертификат появится в списке, а у клиента — в истории.
🧾 Оплата аренды сертификатом: два способа
Способ 1. Прямо в форме аренды. Клиент пришёл за снаряжением, вы оформляете аренду и в окне оплаты выбираете способ «Сертификат». Этот пункт появляется только если у вас есть хотя бы один действующий сертификат, лишних кнопок не будет.
В поле сертификата можно искать по коду, имени покупателя или телефону. Достаточно кликнуть в поле, и система предложит действующие сертификаты. После выбора видны остаток и срок, а в сумму подставится меньшее из двух чисел: остаток сертификата и то, что осталось оплатить по аренде. Платёж можно принять частично, остальное клиент доплатит наличными или картой.
Способ 2. Из раздела «Сертификаты». Кнопка «Списать» в строке сертификата (или «Оплатить аренду по коду» вверху) открывает окно, где выбираются сертификат и аренда. Аренды показываются только с остатком к оплате: можно искать по номеру, имени клиента или телефону.
Что происходит при оплате:
- в аренде появляется платёж «Сертификат», долг уменьшается;
- остаток сертификата уменьшается на сумму платежа, а когда он доходит до нуля, статус меняется на «Использован»;
- у однократного сертификата остаток сгорает целиком, даже если аренда стоила меньше номинала;
- запись об оплате попадает в историю аренды и клиента.
Если платёж сертификатом удалили из аренды по ошибке, сумма сама вернётся на сертификат, и он снова станет действующим.
👤 Всё по клиенту в одном месте
В карточке клиента появилась вкладка «Сертификаты» справа от «Бонусов». В ней покупки и списания: когда куплен, на какую сумму, в какой аренде потрачен, сколько осталось и в каком статусе.
Вкладка «История» отмечает события словами: «Куплен сертификат … на 3 000 ₽», «Оплата сертификатом …: 2 400 ₽, остаток 600 ₽». Менеджеру не нужно спрашивать у клиента «а вы уже тратили?»: всё видно сразу.
🔎 Порядок и контроль
- Список выданных. Поиск по коду, имени и телефону без нажатия Enter, фильтры по статусу, типу и датам продажи, сортировка по любому столбцу.
- Плитки сверху показывают, на какую сумму продано всего, сколько осталось к использованию (ваши «обязательства»), сколько выдано и сколько действует.
- Выгрузка в Excel с учётом текущих фильтров: для бухгалтера и для сверки.
- Правка и блокировка. Остаток, срок и покупателя можно поменять вручную (правка остатка пишется в историю сертификата). Потерянный сертификат блокируется, и использовать его уже нельзя.
- Права. Раздел доступен тем, у кого есть доступ к «Лояльности»: можно разрешить только просмотр, только продажу или полное управление. Выгрузку в Excel можно запретить отдельным переключателем в правах пользователя.
📊 Четыре сценария, где сертификаты приносят деньги
1. Подарки к Новому году: деньги вперёд, загрузка в низкий месяц
Прокат лыж и сноубордов. За три недели перед праздниками продали 60 сертификатов «Подарок 3 000 ₽» с бессрочным сроком до конца сезона. Деньги пришли в декабре, ещё до основной загрузки, а покупатели привели получателей, которые раньше у вас не были.
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Продано сертификатов | 60 × 3 000 = 180 000 ₽ предоплаты |
| Использовано за сезон | 48 шт. (80 %) на 144 000 ₽ |
| Новые клиенты (получатели подарков) | около 40 человек |
| Доплата сверх сертификата | в среднем 25 % к номиналу: +36 000 ₽ |
Главный эффект — предоплата и новые клиенты. Условия по срокам и сгоранию прописывайте в правилах, которые видит покупатель.
2. Акция «Заплати 1 000 — получи 1 500» в низкий сезон
Однократный сертификат на 30 дней: клиент платит 1 000 ₽, а потратить может 1 500 ₽. Ограниченный срок создаёт срочность, а номинал выше цены — повод купить сейчас. В системе это тип с номиналом 1 500, ценой 1 000 и сроком 30 дней.
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Продано | 50 × 1 000 = 50 000 ₽ выручки |
| Аренды по прайсу на сумму сертификатов | 50 × 1 500 = 75 000 ₽ |
| Прямые затраты (амортизация, мойка, персонал) 35 % от прайса | 26 250 ₽ |
| Прибыль с акции | 50 000 − 26 250 = 23 750 ₽ |
| Доплаты клиентов сверх номинала | 20 человек × 600 ₽ = 12 000 ₽ |
Акция окупается, пока стоимость вашего простоя в низкий сезон ниже скидки: техника всё равно стоит без дела.
3. Корпоративный пакет для отеля или турфирмы
Отель берёт многократный сертификат на 10 000 ₽ и выдаёт код гостям, когда те хотят покататься. Вы ведёте остаток: каждая аренда уменьшает его, а в карточке сертификата видна история списаний по датам. Когда остаток подходит к нулю, партнёр покупает следующий.
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Корпоративный сертификат | 10 000 ₽, многократный, 365 дней |
| Аренды гостей по этому коду | 6–8 за сезон, 1 200–1 800 ₽ каждая |
| Что видно в системе | остаток, кто и когда использовал, статус |
4. Компенсация вместо возврата денег
Из-за шторма отменили 8 броней по 2 400 ₽. Вместо возврата денег клиентам предложили сертификаты на сумму брони (в окне продажи цена 0, номинал 2 400 ₽, срок 3 месяца). Деньги остались в обороте, клиенты не ушли обиженными, а вы видите, кто уже воспользовался.
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Отменённые брони | 8 × 2 400 = 19 200 ₽ |
| Приняли сертификат вместо возврата | 6 клиентов = 14 400 ₽ остались в бизнесе |
| Вернули деньгами | 2 клиента = 4 800 ₽ |
🚧 Чего пока нет
- Онлайн-продажи. Купить сертификат на сайте или в ВК пока нельзя: сертификаты продаёт сотрудник в CRM.
- Печатного бланка. Код передаётся текстом (сообщением, на открытке). Красивый макет с кодом пока готовите сами.
- Привязки к тарифам и позициям. Сертификат оплачивает любую аренду, ограничений по товарам нет.
- Кассовой операции при продаже. Приход вносится в «Кассах» вручную.
Любой, кто знает код, может оплатить им аренду. Поэтому, если сертификат потерян, заблокируйте его в карточке, а клиенту выдайте новый.
✅ Чек-лист запуска
- Создайте 2–3 типа: например «Подарок 1 000 ₽», «Подарок 3 000 ₽» и одну акцию.
- Решите срок действия и пропишите условия (срок, сгорание остатка, нельзя вернуть деньги) в правилах на сайте или в тексте для покупателя.
- Продайте первый сертификат сами себе и проверьте весь путь: продажа, оплата аренды, остаток, история.
- Научите сотрудников: продажа в «Сертификатах», приём в окне оплаты аренды. Права на «Лояльность» выдайте тем, кто продаёт.
- Расскажите клиентам: пост в соцсетях, табличка на кассе, предложение при оплате аренды перед праздниками.
❓ Частые вопросы
Можно ли оплатить сертификатом часть аренды? Да. Если остаток сертификата меньше суммы аренды, он спишется весь, остальное доплачивается любым способом. Если больше, остаток сохранится (у многократного сертификата).
Что будет с просроченным сертификатом? Он получает статус «Просрочен» и больше не принимается к оплате. Если решили пойти навстречу клиенту, поменяйте дату «Действует до» в карточке: статус вернётся на «Действует».
Можно ли изменить сертификат после продажи? Да: покупателя, номинал, остаток, срок и комментарий. Код менять нельзя. Условия самого типа (номинал, цена, срок, вид списания) после первой продажи заморожены, чтобы проданные сертификаты не пересчитывались.
Покупатель обязательно должен быть клиентом? Нет. Можно продать сертификат без покупателя или только с именем и телефоном. Если нужна история по клиенту, выберите клиента из базы или создайте карточку в окне продажи.
Как увидеть, сколько денег висит в сертификатах? Плитка «Остаток к использованию» на странице сертификатов показывает сумму по действующим. Для выгрузки используйте кнопку «Скачать в Excel».
🚀 Попробуйте
Раздел сертификатов уже доступен в AllRent-CRM: «Лояльность → Сертификаты». Создайте первый тип, продайте сертификат и оплатите им тестовую аренду: на это уйдёт пять минут. Если есть идеи, чего не хватает в сертификатах именно вашему прокату, напишите нам, расширим.
