Деньги в прокате «теряются» тихо: не хватило сдачи, оплату записали не туда, расход взяли из ящика без чека. По отдельности — мелочи, в сумме — заметная часть выручки. Лечится это дисциплиной: у каждой оплаты есть касса, у каждой кассы — смена, а каждая смена заканчивается сверкой.
🏦 Какие бывают кассы
- Наличные — касса на точке, привязывается к точке проката.
- Эквайринг — карточные платежи и СБП, обычно общая касса.
- Расчётный счёт — безналичные поступления и оплаты по счетам.
- Прочее — всё, что не вписывается в остальные.
Способы оплаты в настройках кассы определяют, куда попадёт оплата. Привяжете «Наличные» к кассе точки — и все наличные аренды этой точки сами попадут в нужный ящик. Если подходящей кассы нет, вверху появится предупреждение про операции без кассы.
🔄 Смена: утро и вечер
- Утром кассир нажимает «Смена» в верхней панели: начинается рабочее время. Если касса закрыта, система предложит открыть её и ввести остаток на начало.
- В течение дня оплаты аренд, продаж и ремонтов попадают в кассу автоматически. Остальное оформляется операциями: внесение, изъятие, перемещение в другую кассу.
- Вечером «Смена · Закрыть», затем закрытие кассы: вводится фактический остаток, расхождение с расчётным считается само и попадает в таблицу смен.
Индикатор «Кассы N из M» вверху показывает, сколько ваших касс сейчас открыто, поэтому забытая открытая касса бросается в глаза.
🧾 Расходы из кассы
Любая трата — это запись с категорией, суммой, датой и кассой. В форме расхода справа виден остаток кассы и то, сколько останется после расхода. К расходу прикрепляются чеки и документы: фото, скан или PDF. Удаление расхода возвращает деньги в остаток кассы.
🔍 Как разбирать расхождение
Расхождение — не повод для скандала, а сигнал. Идите от простого к сложному:
- Проверьте операции за смену в ленте движения: нет ли расхода без чека или оплаты, принятой в другую кассу.
- Сравните способ оплаты: «карта» вместо «наличные» создаёт расхождение в обеих кассах.
- Посмотрите возвраты залога: залог вернули деньгами, но не отметили.
- Если причина не найдена, зафиксируйте расхождение и следите за повторами у конкретного сотрудника.
🧮 Кейс: как выглядит расхождение (условный пример)
| Показатель | Сумма |
|---|---|
| Остаток на начало смены | 5 000 ₽ |
| Приход наличными за день (аренды, залоги) | 18 400 ₽ |
| Возврат залогов | −6 000 ₽ |
| Расходы из кассы (мойка, хоз. нужды) | −700 ₽ |
| Расчётный остаток | 16 700 ₽ |
| Фактический остаток при пересчёте | 16 200 ₽ |
| Расхождение | −500 ₽ |
Расхождение в 500 ₽ видно в таблице смен, и вы ищете его по ленте операций в тот же день, а не через месяц, когда никто ничего не помнит.
🔐 Права и остатки
Остатки видят не все. Пользователю выдаются доступ к конкретным кассам и отдельное право видеть суммы: кассир работает со своей кассой, а сводные остатки по организации остаются у владельца и бухгалтера.
✅ Правила кассовой дисциплины
- Один ящик — один ответственный на смену.
- Расходы только с категорией и описанием, по возможности — с чеком.
- Инкассация с точки на счёт — операцией «перемещение», а не «изъятием».
- Сверка каждый день, а не раз в неделю.
- Расхождение больше допустимого — разбор в тот же день.
📊 Попробуйте на своём прокате
AllRent-CRM собирает инвентарь, клиентов, брони, договоры и деньги в одном окне. Первые 7 дней — бесплатно, карта не нужна.
Начать бесплатно →❓ Частые вопросы
Нужен ли мне кассовый аппарат в CRM?
Кассы в CRM — это управленческий учёт денег по точкам и сменам. Фискализация платежей по закону ведётся отдельно: уточняйте у бухгалтера, нужна ли вам онлайн-касса.
Что делать, если смену забыли закрыть?
Закройте её, как только заметили, и введите фактический остаток. Расхождение будет видно в таблице смен.
